BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Vi søger en sekretær /erfaren HK’er til at varetage en bred og meget vigtig opgavestrøm i Teknik- og Miljøforvaltningen. Du kommer til at indgå i et tæt makkerpar og samarbejde med vores dygtige chefsekretær.
Hverdagen som sekretær hos os
Din dag starter gerne ved en 8-tiden, på vores lyse storrumskontor på rådhuset midt i Køge. Efter lidt kollega-snak ved kaffeautomaten, åbner du din Outlook, hvor dagens første opgaver er allerede tikket ind. Det kan være booking af møder fra forskellige afdelingschefer, en forberedelse af en aktindsigt for direktøren eller måske en ændring af et mødelokale til et borgermøde i næste uge. Telefonen ringer, borgmestersekretæren skal have hjælp med at få lavet et borgmestersvar klar fra vejmyndigheden, og så skal du huske at der kommer eksterne gæster til chefgruppemødet i morgen, som skal hentes i rådhusarkaden.
I løbet af dagen får du dog også ro til at kunne fordybe dig i gennemlæsning og kommasætning af både beredskabskommissionens og Teknik- og Ejendomsudvalgets dagsordener, som skal sendes ud til politikere og chefer på stramme deadlines. Der er i øvrigt også lige to projektledere som skal rykkes for et bilag inden du kan trykke send.
Selvom det meste af dit arbejde foregår ved dit skrivebord, er du også med i mange netværk og arbejdsgrupper på tværs af Teknik- og Miljøforvaltningen og Køge Kommunens andre forvaltninger, hvor du vil skulle deltage i online eller fysiske møder. Det kan også være nødvendigt at søge ind i Velfærdssekretariatet og koordinere en sag som skal videre fra fagudvalg til Byrådet.
Ved eftermiddagstid hjælper du måske vores kontorelev med en opgave i Excel, eller bistår sekretariatschefen med at forbedrede et forvaltningsmøde. Du laver et par hurtige to-do lister til i morgen, og så er det vist ved at være fyraften.
Vores opgaver til dig
Som du kan læse ovenfor, så er rollen som sekretær i vores forvaltning både omfangsrig, vigtig, betroet og fyldt med mange forskellige arbejdsopgaver. De fleste opgaver vil handle om at yde administrativ service af høj kvalitet og kræver derfor at du er imødekommende og hjælpsom. Andre opgaver er tilbagevendende og fordeler sig i følgende kategorier:
-
Dagsordenproduktion, opsætning, korrekturlæsning og udsendelse af udvalgsordener i vores online dagsordensystem (FirstAgenda). Vi har ca. 1 – 3 politiske dagsordener hver måned, som er din vigtigste opgave, at få ud til tiden, fx ved at hjælpe sagsbehandlerne med at overholde deres deadlines
-
Administrativ servicering af direktør, og en gruppe på 4 afdelingschefer, samt den øvrige forvaltning, fx mødebooking og diverse koordinationsopgaver
-
Superbruger-rolle på flere fagsystemer, fx journaliseringssystemet Edoc, dagsordensystem, Outlook mfl.
-
AD hoc-opgaver, administrativ ’’blæksprutte’’
Du vil blive del af afdelingen Sekretariat og Udvikling. Her får du 13 fagligt stærke og hjælpsomme kolleger, der arbejder med administration, kommunikation og ledelsesbetjening, samt driver arbejdet omkring forvaltningens datasikkerhed, GIS-kort og IT-programmer. Vi har mange forskellige arbejdsområder, men stræber efter at løfte i flok og udnytte de samarbejdsflader vi har. Som afdeling varetager vi mange sags- og procesunderstøttende aktiviteter, så der vil være rig mulighed for at deltage i bl.a. udviklingsprojekter, webarbejde, og div. undervisningsforløb m.m. Vi er samtidig gode til at værne om hinanden og huske at løbende sociale aktiviteter styrker vores sammenhold og trivsel.
Vores forventninger til dig og din baggrund
Vi forestiller os en erfaren kontorassistent som er uddannet og som måske har erfaring fra en kommune eller en anden større politisk styret organisation. Måske har du endda erfaring fra dagsordenproduktion og er motiveret til at blive specialist på det område. I din funktion som sekretær, vil du naturligt blive et centrum for megen kommunikation og viden om forvaltningen. Det sætter dig i en nøglerolle som medarbejder, hvor fingerspidsfornemmelse og rettighed er nogle af dine vigtigste personlige færdigheder.
Herudover ser vi gerne, at du:
-
kan arbejde velorganiseret og evner at tilrettelægge opgaver efter faste deadlines
-
kan holde fokus, prioritere og afslutte opgaverne, selvom der er mange nye opgaver på dit bord
-
kan motivere dig selv – også når opgaverne bliver mere rutineprægede
-
er nysgerrig på nye IT-løsninger, og at bruge dem aktivt, når det kan lette arbejdet
-
byder dig til i forskellige samarbejder, og naturligt hjælper til med alverdens praktiske gøremål
-
er humørfyldt og udviser ønsket om at bidrage til det store fællesskab og trives i det daglige sekretær-makkerskab om at dele og løse opgaverne
-
har erfaring med dagsordenssystemer
Det tilbyder Køge Kommune som arbejdsplads
Vælger vi hinanden, bliver du en del af Køge Kommune, der er en kommune i rivende udvikling. Teknik- og Miljøforvaltningen er ledende i alle de store byudviklingsprojekter, og vi har meget at se til i disse år: Køge Kyst, Køge Nord, Ravnsborg Enge og Herfølge Bjergby for at bare at nævne nogle af de største projekter.
Det er også i vores forvaltning, at der gives byggetilladelser, bliver passet på miljøet, slukket brande, sørget for tag over hovedet til flygtninge, gøres rent og bliver bygget nye institutioner og veje.
Vi har lige fået opnormeret vores medarbejderstab med 10 nye projektledere og fagmedarbejdere indenfor især anlægs- og planområdet og præcis netop derfor har vi nu behov for ekstra power på den administrative støtte til forvaltningen.
Vi tilbyder som udgangspunkt en fast stilling på 37 timer med fleksible arbejdsvilkår, mulighed for hjemmearbejde, gode faglige udviklingsmuligheder, personalekantine, centrale parkeringsforhold og regional- og S-tog lige om hjørnet. Vi afholder hyggelige sociale arrangementer og har flere unikke medarbejderfordele via kommunens personaleforening og feriefond.
Løn efter HK-overenskomsten, med mulighed for tillæg efter kvalifikationer.
Din ansøgning
Vi glæder os til at modtage din velskrevne ansøgning – med korrekt kommasætning – CV og dokumentation for evt. tidligere relevant ansættelse, og uddannelsesbeviser, senest mandag d. 5. januar 2024, kl. 9.00.
Vi forventer at afholde samtaler mandag d. 15. januar, i tidsrummet kl. 10-15, og evt. 2. samtale, torsdag d. 18. januar i tidsrummet kl. 14-16.
Tiltrædelse så snart som muligt, og senest 1. marts 2024.
Køge Kommune værdsætter mangfoldighed og ønsker at fremme ligestilling, og opfordrer alle kvalificerede kandidater uanset baggrund til at søge stillingen.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Køge Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Køge Kommune, Torvet, 4600 Køge
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 05-01-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5956455